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挨拶状が必要なタイミング

ビジネスの挨拶状

転勤や移動などの個人的な挨拶状から、商習慣での挨拶状など様々な挨拶状があります。しかし、どのような場面で挨拶状が必要になるのか、詳しくご存じでない経営者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

こちらでは、挨拶状が必要なタイミングをご紹介いたします。

社名変更での挨拶状

企業が社名を変更する際には、取引先や顧客に変更を伝える挨拶状を送らなければいけません。特に取引先は、社名が変更することにより、データ名の変更など様々な作業が発生するはずです。そのため、どんなに遅くても1ヶ月前には変更を知らせることが大切です。また、社名の他にも所在地・連絡先などが変わる場合は、挨拶状に記載するようにしましょう。

事務所移転での挨拶状

事務所を移転する際にも、挨拶状を送らなければいけません。事務所の場合は、移転前に送るのか移転後に送るのかで、挨拶状の文面が異なりますから状況に合わせるようにしましょう。

電話番号も一緒に変更する場合は、何らかのトラブルに繋がる可能性があるので、早めに送っていた方が安心です。また、挨拶状には移転先の地図の記載も忘れないようにしましょう。

周年記念での挨拶状

周年記念の挨拶状は、5周年や10周年などの節目で、取引先やお世話になっている企業に送る挨拶状のことをいいます。企業が記念式典を開催する場合には、招待状も兼ねた書状になります。

招待状の場合は、出欠を確認するために往復ハガキを利用する場合もあります。スムーズに式典の準備を進めるためにも、早めに出欠の確認をしなければいけません。そのため、1ヶ月前には相手側に届くようにすることが大切です。

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