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紙の適切な保存方法

書類の取り扱い

請求書や領収書などの証憑書類は、取引後にトラブルが起きた場合は重要な証拠にもなるので、直ぐに廃棄せずに失くさないようしっかり保存する必要があります。必要な時はすぐに見つけられるよう、整理整頓するための適切な紙の保存方法をご紹介いたします。

スクラップブックを利用する

入金・出金・振替といった会計伝票、預金・現金出納帳などを段ボールにまとめて保存していると、探す際に手間が掛かってしまいます。おすすめはスクラップブックに貼付することで、必要になった時に探しやすいという利点があります。

例えば、証憑書類ならスクラップブックの1ページ分に、1日分の領収書をまとめておけば、日付などが分かりやすくなり、さらに探しやすくなるでしょう。紙は湿気を嫌いますので、保存場所は風通しのいい場所を選ぶことが大切なポイントです。また、密閉せずに紙が呼吸できる状態で保存することで、シミなどを防ぐことができます。

バインダーを利用する

バインダーを利用する

納品書・請求書・領収書などの証憑書類は様々なサイズがあるので、単純にバインダーへ綴るだけでは、領収書の量が増えれば増えるほど扱いづらくなってしまいます。そのため、バインダーを利用して証憑書類を保存する際は、A4サイズの用紙で統一するのがポイントです。サイズがバラバラでも、重ならないようにA4の用紙に貼付すれば、かさばることなく綺麗な状態で保存することができるのです。

この時、直射日光が当たる場所や温度差が激しい場所に保存すると、紙が劣化して印刷された金額・詳細が確認できなくなる恐れがあるので気をつけましょう。

当社は埼玉県にて、商業印刷のご依頼を承っています。他にも印刷物管理サービスを行っているので、お取引していただいたお客様は、IDで取引履歴や現在の在庫数、再印刷の注文を専用の画面から行うことが可能です。

このような印刷物管理システムのサービスを活用すれば、在庫管理の業務が軽減されるので、作業の効率化に繋がります。埼玉県にて印刷物管理代行や保管代行会社への依頼を考えていましたら、ぜひ当社へご相談ください。